Utrikespolitiska föreningen i Umeå söker ny styrelse för verksamhetsåret 2013/2014!

Har du en brinnande engagemang för utrikespolitiska frågor? Vill du få möjlighet att träffa politiker, ambassadörer, sakkunniga och eldsjälar på gräsrotsnivå? Tycker du om att nätverka med studenter över hela Sverige? Vill du lära dig mer om styrelsearbete?

Sök till Utrikespolitiska föreningens styrelse för verksamhetsåret 13/14!

Ordförande: Ordföranden är ytterst ansvarig för föreningens verksamhet och är ansiktet utåt i offentliga sammanhang. Som ordförande kallar man till styrelsemöten ungefär varannan vecka, skriver dagordning där allt relevant tas upp samt leder mötena. Du har tillsammans med kassören det yttersta ekonomiska ansvaret och kunskap på detta område är därför önskvärt. Som ordförande bör du också delta i stämmor, forumhelger och andra aktiviteter som ordnas av Utrikespolitiska Förbundet några gånger per år.

Det krävs att man är ordningsam, noggrann, driven och har mycket god kännedom om hela föreningens verksamhet. Du måste hålla dig konstant uppdaterad om vad som pågår på de olika ansvarsområdena och därmed krävs att du har mycket tid och engagemang. Då samordning är en av de viktigaste uppgifterna du har är det viktigt att du är lyhörd och har en problemlösande inställning. Styrelsen arbetar tillsammans för att skapa fungerande rutiner men om problem uppkommer är det ytterst ditt ansvar att se till att lösa dessa. Du bör ha tidigare erfarenheter av styrelsearbete om du söker posten som ordförande. Posten som ordförande är otroligt givande och du har ett mycket spännande och lärorikt år framför dig om du blir vald!

Vice ordförande: Som vice ordförande ska du vara mycket insatt i ordförandens uppgifter och stötta denne vid behov. Du ska vara tillgänglig för ordföranden och för de övriga styrelsemedlemmarna. Tillsammans med ordföranden representerar du föreningen i officiella sammanhang, exempelvis i media eller möten i UFS. Du ansvarar tillsammans med kassören och ordföranden för bidragsansökningar och bidragsredovisningar.

Kassör: Som kassör har du ansvar för föreningens ekonomiska förehavanden. Du har det yttersta ansvaret för kassahanteringen efter varje föreläsning eller aktivitet, du betalar räkningar, sköter bokföring och redovisning samt håller kontakt med vår revisor på regelbunden basis. Du informerar regelbundet styrelsen om dina ansvarsområden. Tillsammans med ordföranden redovisar du projekt och söker om bidrag för verksamheten. Ytterligare administrativa uppgifter tillkommer utöver detta. Som kassör ska du vara mycket noggrann, ansvarstagande och ha framförhållning. Tidigare erfarenheter eller kunskaper om ekonomi är meriterande.

Sekreterare: Som sekreterare för du protokoll och ser till att dessa arkiveras och finns tillgängliga för styrelsen. Det är viktigt att allt relevant från mötena framkommer på ett tydligt och korrekt sätt i protokollen. Du skickar ut mail till våra medlemmar med information om våra aktiviteter. Du har ansvar för att medlemsregistret uppdateras efter varje aktivitet och att detta sker enligt personuppgiftslagen 1998:204. Du ser till att vårt medlemsregister håller den standard som krävs för att vi ska kunna söka statsbidrag (vilket innebär att minst 60 % av våra medlemmar måste vara under 26 år). Du ser också till att utdrag ur medlemsregistret finns tillgängligt på föreningens årsmöten. Du sköter också det administrativa kring prenumerationer av tidskriften Internationella Studier. Du skriver

också tackbrev till våra föreläsare med stöd av ordföranden. Som sekreterare ska du vara mycket noggrann, ordningsam, strukturerad och kunna uttrycka dig väl på både svenska och engelska.

Programansvarig: Som programansvarig utformar du föreningens program från början till slut. Detta innebär att du tar fram teman/ämnen och föreläsare till föredragen, utvecklar andra programpunkter (exempelvis seminarium och debatter) samt kontaktar och bjuder in gästföreläsare. Under vårterminen 2013 har riktlinjen varit 2-3 föreläsningar per månad. Programansvarig bokar resorna åt föreläsare och ansvarar för att detta flyter på. Som programansvarig tar du också hand om våra gäster när de är på plats i Umeå. Detta innebär att du har mycket goda möjligheter att knyta kontakter med spännande människor! Programansvarig är ytterst ansvarig för presentation, teknik och frågestunder under föreläsningarna. Du beställer också fika eller lunch i förhand åt våra gäster. I Utrikespolitiska föreningen har vi vanligtvis haft två programansvariga som arbetar i ett team tillsammans och med andra styrelsemedlemmar eller aktiva medlemmar.

Programposten kräver flexibilitet då saker kan ändras med kort varsel. Programposten som sådan är inte krånglig eller svår – vad som krävs av dig är tid, energi och engagemang. Då programmet har en central roll i Utrikespolitiska Föreningens löpande verksamhet bör programansvarig vara driven, engagerad i utrikespolitiska frågor och ha mycket tid och energi att lägga på föreningen. Du ska ha lätt för att kommunicera och ta kontakt med människor. Vi garanterar att du kommer att få ut otroligt mycket av din post och du har många intressanta möten att se fram emot under året!

PR-ansvarig: PR-ansvarig har som uppdrag att leda arbetet för att marknadsföra föreningen och dess aktiviteter. Detta sker genom olika kanaler såsom sociala medier, affischer och att ansvara för den direkta kontakten med allmänheten. Den direkta kontakten kan bestå i att leda arbetet med att presentera föreningen i klassrum eller att stå i Lindellhallen i syfte att marknadsföra föreningen och att göra föreningen mer synlig och närvarande för sina medlemmar och allmänheten. PR-ansvarig leder även arbetet i en PR-kommitté ifall en sådan bildas.

Redaktör för vår medlemstidning Utpost: Redaktören är ansvarig för att skapa Umeås lokala redaktion för vår tidning Utpost som ges ut en gång varje termin. Detta innebär att du hittar skribenter och organiserar ett layout-team. Du är ansvarig för att artiklar bearbetas och korrekturläses innan tryckning och detta gör du tillsammans med skribenterna. Du håller god kontakt med de andra redaktionerna inom samarbetet för Utpost. Det är också ditt ansvar att tidningen håller budget och att den slutgiltiga summan godkänns av UPF:s styrelse.

Ledamot: Som ledamot arbetar du för att stötta inom de olika ansvarsområdena. Du får också eget ansvar för vissa av våra aktiviteter, till exempel kan du få i uppgift att planera en pub-kväll, en sittning, en resa eller liknande. Du förväntas, precis som resten av styrelsen, att delta på styrelsemöten och ha en aktiv roll föreningens verksamhet. Du närvarar och är aktiv vid våra aktiviteter när tid och möjlighet finns. I din ledamotsroll kan du också arbeta med att aktivera våra medlemmar och föra dem närmare verksamheten och styrelsen.

DESSUTOM!

UFS-representant: Utrikespolitiska Föreningen vid Umeå Universitet är en av tio lokalföreningar som ingår i Utrikespolitiska Förbundet Sverige (UFS). UPF Umeå söker nu en representant som ska verka för vår sak i UFS:s styrelse. Förtydligande: Representanten blir styrelsemedlem i förbundet, inte i lokalföreningen. (Dock har UFS-representanten yttranderätt på lokalföreningens styrelsemöten och är mer än välkommen att vara aktiv i vår verksamhet här i Umeå.)

Som UFS-representant ska du inte vara rädd att tala och du ska vara redo att föra fram vad vi i Umeå tycker om förbundets arbete. Vår lokalförenings bästa ska vara en prioritet. Tidigare erfarenheter av

styrelsearbete är meriterande då du kommer att stöta på arbete med stadgar, policys och diverse annat som du måste vara kapabel nog att sätta dig in i. Du ska ha tid att närvara på styrelsemötena för UFS. Dessa hålls under helger ca 1 gång/månad och äger rum på olika platser i Sverige. (Resor betalas givetvis av UFS.) Skype-möten förekommer också. Du bör också tycka att det är kul att nätverka då du som representant ska ha nära kontakt med både styrelsemedlemmarna i UFS och vår lokala styrelses presidium. Du bör kunna kommunicera flytande på svenska och engelska då dessa är arbetsspråken i UFS.

Skriv en kort beskrivning av dig själv och maila denna till valberedning@upfu.org senast den 5:e maj!

Du är välkommen att ställa frågor om valårsmötet till ordförande Nina Svensson på ordf@upfu.org